Jos aiot faksata kirjeen, noudata tiettyjä sääntöjä kirjoittaessasi sitä niin, että vastaanottaja lukee sen eikä sitä lähetetä suoraan jätepaperikoriin.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita kirjain tekstieditorissa MS Word tai käyttämällä mallia, joka voidaan valita MS Publisher -ohjelmassa (yrityksen logolla). Jos aiot lähettää taulukoita, on hyväksyttävää käyttää myös MS EXEL -ohjelmaa. Kuvilla on oltava.jpgG-laajennus.
Vaihe 2
Faksilla lähetetyn tavallisen kirjeen koko on yksi A4-sivu. Fontti - vähintään 10 pisteen kokoinen. Älä siis levitä ajatuksiasi puuhun, jotta sinun ei tarvitse lähettää kirjettä useille sivuille. Älä yritä sijoittaa kaikkia tarpeellisiksi katsomiasi tietoja yhdelle sivulle käyttämällä nollaa lähestyvää kirjasinkokoa.
Vaihe 3
Ole selkeä ja ytimekäs. Jos vastaanottaja tarvitsee lisätietoja, taulukoita, kuvia, hän epäröi ilmoittaa sinulle tästä kirjeessäsi ilmoitetuilla puhelinnumeroilla tai sähköpostiosoitteella. Kirjoita vain siitä, mikä saattaa kiinnostaa vastaanottajaasi. Jos sinulle on lähetetty pyyntö, vastaa vain siihen.
Vaihe 4
Älä lisää tekstiin liian pieniä tai monimutkaisen grafiikan kuvia, jotta vastaanottajalla ei olisi kirjaimellisesti "epäselvää" vaikutelmaa sinusta, palveluistasi ja yrityksestäsi.
Vaihe 5
Osoita jokaiselle vastaanottajalle nimi ja isänimi, vaikka lähetät kirjeitä faksilla. Kiitä varmasti vastaanottajaa tämän kirjeen lukemisesta ja jatka vasta sitten tuotteidesi tai palveluidesi tietojen esittämistä tai vastausta hänen kysymykseensä.
Vaihe 6
Jos harjoittelet kaupallista postitusta, yritä herättää potentiaalisen asiakkaan huomio hinnoilla ja alennuksilla tavaroihisi tai palveluihisi korostaen ne graafisesti.
Vaihe 7
Kun viimeistelet kirjeesi, muista ilmaista toiveesi yhteistyön jatkamisesta. Ilmoita organisaatiosi osoite, puhelin- / faksinumero ja sähköpostiosoite (vaikka olisit jo ilmoittanut ne aiemmin).
